Hizmet Talepleri Yönetimi

Hizmet Talepleri Yönetimi ekranı, satış sonrası hizmet süreçlerinde bir hizmet talebi üzerinden başlayarak; teklif, hizmet planı, servis iş emri ve sorumlu personel atama süreçlerinin yönetildiği ekrandır.

Bu ekran üzerinden hizmet talebine bağlı olarak satış teklifi oluşturulabilir, teklif süreci yönetilebilir ve teklifin siparişe dönüşmesi sağlanabilir. Talebe istinaden hizmet planı oluşturularak planlanan servis operasyonları tanımlanır ve bu plan üzerinden servis iş emirleri oluşturulur.

Oluşturulan iş emirleri için ekip veya sorumlu personel atamaları yapılabilir ve bu atamalar ekran üzerinden güncellenebilir. Sistem, talep, teklif, sipariş ve planlama verileri arasındaki tutarlılığı kontrol ederek süreçlerin doğru şekilde ilerlemesini sağlar.

Ayrıca ekran, hizmet planı ve iş emri oluşturma süreçlerinde; müşteri, adres, ürün ve talep bilgilerini otomatik olarak ilişkilendirir ve kullanıcıya bütünleşik bir operasyon yönetimi deneyimi sunar.

Genel Alan

'İlk Tarih' ve 'Son Tarih' alanlarında hizmet taleplerinin başlangıç ve bitiş tarihi seçilir. Seçilen tarih aralağına göre filtreleme yapılır.

Listele Butonu ile iptal edilmiş statünde olan talepleri hariç tutarak yalnızca aktif ve işlem gören hizmet taleplerini listeler.

Tümünü Listele butonu ile herhangi bir filtre uygulanmadan bütün statülerdeki talepler listelenir.

Yeni Talep butonu, yeni bir hizmet oluşturmak için ServiceRequests ekranına yönlendirir.

Satırlar

Her bir hizmet talebi satırında bulunan Satırlar butonu hizmet talebi satırına ait detay satırlarını görüntülemek için kullanılır. Kullanıcı bu alanda talebe ait ürün, hizmet ve diğer satır bilgilerini detaylı olarak inceleyebilir.

Detay Görüntüleme

Hizmet talebi satırlarında bulunan Detayı Gör butonu ile ilgili hizmet talebinin detay ekranı açılır ve kullanıcı ServiceRequests ekranına yönlendirilir. Bu ekran üzerinden talebe ait tüm bilgiler görüntülenebilir ve gerekli durumlarda düzenleme işlemleri gerçekleştirilebilir.

İptal Etme İşlemi

İptal Et butonu, ilgili hizmet talebini iptal etmek için kullanılır. Butona tıklandığında kullanıcıya işlemi onaylaması için bir uyarı mesajı gösterilir. Bu uyarı pop-up penceresinde Evet butonuna basılması durumunda talep iptal edilir, Hayır butonuna basılması durumunda ise herhangi bir işlem yapılmadan uyarı penceresi kapatılır.

Onay verilmesi halinde talebin durumu İptal Edildi olarak güncellenir ve talep pasif hale gelir. İptal edilen hizmet talepleri için sistem üzerinde yeni işlem başlatılamaz. Bu kapsamda, iptal edilen bir talep için hizmet planı oluşturulamaz ve satış teklifi oluşturulamaz. Ayrıca talebe bağlı süreçlerin devam ettirilmesine izin verilmez.

İptal edilen talepler, varsayılan listeleme işlemlerinde görüntülenmez. Ancak Tümünü Listele butonu kullanılarak sistemdeki tüm kayıtlarla birlikte görüntülenebilir.

Ayrıca sistem, hizmet talebinin statüsünü kontrol eder. Hizmet talebi yalnızca 'Yeni Kayıt' statüsündeyse iptal edilebilir. Farklı bir statüde bulunan talepler için işlem gerçekleştirilmez ve kullanıcıya “Hizmet talebinin mevcut statüsü iptal edilmek için uygun değildir.” uyarısı gösterilir

Teklif Oluşturma

Teklif Oluştur butonu, seçilen hizmet talebine bağlı olarak satış teklifi oluşturulmasını sağlar. Butona tıklandığında kullanıcı SalesPurposals ekranına yönlendirilir ve teklif oluşturma süreci bu ekran üzerinden gerçekleştirilir.

Sistem, teklif oluşturma işlemi öncesinde belirli kontroller gerçekleştirir. İlgili hizmet talebine bağlı, iptal edilmemiş (Cancelled dışında) aktif bir satış teklifi bulunuyorsa yeni bir teklif oluşturulmasına izin verilmez. Aynı talep için yalnızca bir aktif teklif olabilir. Daha önce oluşturulmuş ve kapatılmış veya iptal edilmiş teklifler varsa yeni teklif oluşturulabilir.

Ayrıca hizmet talebinin durumu teklif oluşturmaya uygun olmalıdır. Talep statüsü Waiting değilse sistem kullanıcıya uyarı vererek işlem yapılmasını engeller.

Teklif oluşturma sürecinde, seçilen hizmet talebine ait bilgiler (müşteri, adres, talep satırları vb.) teklif ekranına otomatik olarak aktarılır. Teklif ekranı açıldığında 'cari' bilgisi hizmet talebinden otomatik olarak gelir ve değiştirilemez. 'Cari hesap' alanında müşteriye ait hesaplar listelenir ve varsayılan hesap seçili olarak gelir. Kullanıcı isterse farklı bir hesap seçebilir.

'Ticaret türü' alanı varsayılan olarak Yurtiçi Perakende seçili gelir ancak kullanıcı tarafından değiştirilebilir. 'Evrak numarası' sistem tarafından otomatik oluşturulur. Kullanıcı isterse manuel olarak değiştirebilir. 'Evrak tarihi' varsayılan olarak günün tarihi ile gelir.

Teklif satırları üzerinde kullanıcı düzenleme yapabilir, mevcut satırları silebilir ve yeni satırlar ekleyebilir. Talepte bulunmayan yeni hizmet veya stok satırları da teklife eklenebilir. Teklif satırları oluşturulurken, talebe bağlı satırlarla uyumlu olması zorunludur. Farklı hizmet taleplerine ait satırların aynı teklif içerisinde yer almasına izin verilmez.

Teklif kaydedildiğinde sistem, hizmet talebinin durumunu PurposalCreated olarak günceller. Bu durum, talebe bağlı bir teklif oluşturulduğunu ve teklif sürecinin başlatıldığını ifade eder.

bilgi

• Talebe bağlı teklif oluşturulduktan sonra, teklif siparişe dönüştürülmeden hizmet planı oluşturulamaz.
• Teklif ekranında yapılan işlemler, mevcut satış teklif süreçlerini etkilemeyecek şekilde çalışır; hizmet talebi olmadan manuel teklif oluşturma süreci devam eder.
• İptal edilmiş teklifler veya eski revizyon kayıtları yeni teklif oluşturulmasına engel değildir. Sistem yalnızca aktif durumda olan son revizyon teklifi dikkate alarak kontrol gerçekleştirir.

Hizmet Planı Oluşturma

Hizmet Planı Oluştur butonu, seçilen hizmet talebine bağlı olarak hizmet planı oluşturulmasını sağlar. Butona tıklandığında pop-up penceresi açılır ve hizmet planına ait bilgiler bu ekran üzerinden girilerek kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Pop-up penceresi açıldığında sistem, hizmet talebine ait bilgileri otomatik olarak getirir. Eğer talebe bağlı daha önce oluşturulmuş aktif bir hizmet planı varsa yeni bir plan oluşturulmasına izin verilmez. Ancak mevcut planlar iptal edilmiş veya tamamlanmış ise kullanıcı yeni bir hizmet planı oluşturabilir ve ekran boş bir şekilde açılır.

bilgi

İptal edilmiş veya tamamlanmış hizmet planları yeni plan oluşturulmasına engel değildir. Ancak aynı hizmet talebine bağlı aktif durumda yalnızca bir adet hizmet planı bulunabilir

'Plan Kodu' alanına oluşturulacak hizmet planı için kod girilir. Sistem tarafından otomtik kod atanır. Kullanıcı isterse manuel olarak kod girebilir.

'Plan Açıklaması' alanına hizmet planı için açıklama girilir.

'Cari Hesaplar' alanında hizmet talebine ait müşteriye bağlı hesaplar listelenir ve varsayılan hesap seçili olarak gelir. Kullanıcı isterse bu alanı değiştirebilir.

'Adres' alanı ise duruma göre farklı davranır. Eğer talebe bağlı aktif bir teklif varsa, teklif üzerindeki adres otomatik olarak gelir ve değiştirilemez. Eğer teklif yoksa ancak talepte adres bilgisi varsa, bu adres otomatik olarak gelir ancak kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Talepte adres bulunmuyorsa kullanıcı bu alanı manuel olarak doldurabilir.

'Yorum' alanına hizmet planı ile ilgili ek bilgi girilebilir.

Hizmetler

Hizmet satırları, hizmet talebinden veya varsa sipariş verilerinden otomatik olarak getirilebilir. Kullanıcı bu satırları görüntüleyebilir ve gerekli durumlarda satır bazında not alanlarını düzenleyebilir. Ancak sistem tarafından getirilen mevcut satırlar silinemez; yalnızca kullanıcı tarafından manuel olarak eklenen satırlar, kayıt işlemi tamamlanmadan önce silinebilir.

Hizmet Ekleme

Kullanıcı, Hizmet Ekle butonu aracılığıyla plana yeni hizmet kalemleri ekleyebilir.

'Hizmet' alanında Item Kartı ekranında tanımlanan hizmet tipindeki ıtemlar listelenir. İlgili ıtem seçilir. Seçilen ıtema ait birimler 'Birim' alanında listelenir. İlgili birim seçilebilir.

'Miktar' alanına hizmetin kaç birim uygulanacağının miktarı girilir.

'Operasyon Tip' alanında ServiceOperationTypes ekranında tanımlanan hizmet reçeteleri listelenir. Hizmetin hangi operasyon kapsamında gerçekleştirileceği seçilir.

'Anlaşma Türü' alanında Commitment, Free, Guaranteed, Paid, ServiceGuaranted tipleri listelenir. Hizmetin hangi anlaşma kapsamında verileceği seçilir.

'Gelir Gider Merkezi' alanında Gelir Gider Merkezi Tanımlama ekranında tanımlanmış merkezler listelenir. İlgili gelir gider merkezi seçilir.

'Proje' alanında Proje ekranına tanımlanmış projeler listelenir. Hizmet belirli bir proje kapsamında gerçekleştiriliyorsa ilgili proje seçilir.

'Not' alanına hizmet talebine özel açıklama veya ek bilgi girilebilen serbest metin alanıdır.

Gerekli bilgiler girildikten sonra Ekle butonuna basıldığında hizmet satırları tabloya eklenir.

Reçeteden Stokları Getirme

Hizmetler tablosunda yer alan Reçeteden Stokları Getir butonu, seçili hizmete ait tanımlı reçete bilgilerine göre stok kalemlerinin otomatik olarak plan içerisine eklenmesini sağlar. Bu butona tıklandığında kullanıcıya “Hizmetin reçetesinden otomatik olarak stoklar getirilsin mi?” sorusunu içeren bir onay pop-up penceresi gösterilir. Kullanıcının Evet butonuna basıldığı durumunda, ilgili hizmetin reçetesinde tanımlı olan stok kalemleri ve miktar bilgileri otomatik olarak Stoklar tablosuna eklenir. Hayır butonuna basıldığında ise herhangi bir işlem yapılmadan pencere kapatılır.

Bu özellik sayesinde kullanıcı, hizmete bağlı malzeme ve ürünleri manuel olarak eklemek yerine, önceden tanımlanmış reçeteleri kullanarak hızlı ve hatasız bir şekilde stok planlaması yapabilir.

Hizmet Planı Not Düzenleme

Tabloda yer alan Düzenle butonu, ilgili hizmet satırına ait detayların güncellenmesini sağlar.

'Not' alanına hizmet satırına özel açıklama girilebilir. Kullanıcı, bu alana serbest metin girerek ilgili hizmet kalemine özel notlar ekleyebilir.

Talepteki Notu Taşı butonuna tıklandığında, hizmet talebi üzerinde yer alan not bilgisi otomatik olarak ilgili hizmet satırının 'Not' alanına aktarılır. Böylece kullanıcı, talep aşamasında girilmiş açıklamaları manuel olarak tekrar yazmak zorunda kalmadan hızlı bir şekilde satıra taşıyabilir.

Düzenlemeler yapıldıktan sonra Tamam butonuna basıldığında değişiklikler kaydedilir.

Stoklar

Stok satırları, hizmet planı ile birlikte değerlendirilir ve operasyon sürecinde tüketilecek malzemeleri temsil eder.

Stok Ekleme

Stok Ekle butonu ile yeni stok satırları eklenebilir.

'Stok' alanında Item Kartı ekranında tanımlanan stok tipindeki ıtemlar listelenir. İlgili ıtem seçilir. Seçilen ıtema ait birimler 'Birim' alanında listelenir. İlgili birim seçilebilir.

'Miktar' alanına Kullanılacak stok miktarı girilir.

Gerekli bilgiler girildikten sonra Ekle butonuna basıldığında stok satırları tabloya eklenir.

Talebe Bağlı Teklif Satırları

Eğer hizmet talebine bağlı teklif oluşturulmuş ve bu teklif siparişe dönüştürülmüşse, sistem hem talep hem de sipariş verilerini birlikte dikkate alarak satırları pop-up penceresine getirir. Siparişte olup talepte olmayan satırlar da bu ekranda görüntülenebilir.

Eğer talebe bağlı herhangi bir teklif yoksa, hizmet planı kaydedildiğinde sistem otomatik olarak satış siparişi oluşturur.

Hizmet Planını Kaydetme İşlemi

Hizmet planı, ekranda yer alan plan bilgileri, hizmet satırları ve stok kayıtlarının tamamlanmasının ardından Kaydet butonu ile sisteme kaydedilir. Kaydetme işlemi sırasında sistem hem veri bütünlüğünü hem de iş kurallarını kontrol ederek işlemi gerçekleştirir.

Kaydetme işlemi öncesinde hizmet planına ait zorunlu alanların doldurulmuş olması gerekir. Plan, mutlaka bir hizmet talebine bağlı olmalı, adres bilgisi girilmiş olmalı ve en az bir satır bulunmalıdır. Ayrıca plan içerisinde en az bir adet hizmet tipinde kalem yer alması zorunludur. Eğer makine bilgisi girilmişse buna bağlı seri numarası bilgisi de girilmelidir. Servis yeri tipi yetkili servis olarak seçilmişse, ilgili yetkili servis müşteri bilgisi de zorunlu hale gelir.

Hizmet planı oluşturulurken sistem, talep ile plan arasındaki veri uyumunu da kontrol eder. Plan satırlarında yer alan talep satırları ile seçilen hizmet talebinin aynı olması gerekir. Farklı taleplere ait satırların aynı plan içerisinde yer almasına izin verilmez.

Kaydetme işlemi sırasında sistem, talebe bağlı teklif ve sipariş durumunu da dikkate alır. Eğer talebe bağlı teklif oluşturulmuş ve siparişe dönüştürülmüşse, plan satırları ilgili sipariş satırları ile ilişkilendirilerek oluşturulur. Eğer talebe bağlı herhangi bir teklif yoksa sistem otomatik olarak bir satış siparişi oluşturur ve plan satırlarını bu sipariş ile ilişkilendirir. Fiyatlandırma işlemleri müşteri fiyat listesi, müşteri fiyat grubu ve sistem parametrelerine göre otomatik olarak belirlenir.

Makine bilgisi seçilmişse seri numarası girilmesi zorunludur. Sistem, seçilen seri numarasının ilgili makine ile uyumlu olup olmadığını kontrol eder. Hizmet Yeri tipi Yetkili Servis olarak seçildiğinde, Yetkili Servis Cari bilgisi zorunlu hale gelir. Makineye bağlı aktif son kullanıcı bilgisi ile seçilen müşteri bilgisi uyuşmuyorsa sistem kullanıcıya “Makinenin tüketicisi ile ekrandan gelen tüketici bilgisi uyuşmamaktadır.” uyarısını verir.

Hizmet planı kaydedildiğinde plan kaydı oluşturulur. Aynı işlem sırasında plan satırları da sisteme kaydedilir.

Bir hizmet talebine bağlı olarak, iptal edilmiş durumdaki planlar hariç, aynı anda yalnızca bir adet hizmet planı bulunabilir. Bu nedenle aktif bir hizmet planı mevcutken yeni bir plan oluşturulmasına ve kaydedilmesine izin verilmez.

Hizmet planı kaydedilmeden iş emri oluşturulamaz. İş emirleri, hizmet planına bağlı olarak çalıştığı için planın sistemde kayıtlı olması zorunludur. Plan kaydedildikten sonra iş emri oluşturma ve yönetme işlemleri aktif hale gelir.

İş Emirleri

Hizmet planı ekranında yer alan İş Emirleri butonu, ilgili hizmet planına bağlı iş emirlerinin görüntülenmesi ve yönetilmesi için kullanılır. Butona tıklandığında iş emirleri modalı açılır ve plan kapsamında oluşturulan veya oluşturulacak iş emirleri bu ekran üzerinden yönetilir.

'Kodu' alanına oluşturulacak iş emrinin kodu girilir.

'Açıklaması' alanına iş emrine ait açıklama girilir.

'Bağlı İş Emri' alanı, oluşturulan iş emrinin başka bir iş emrine bağlanmasını sağlar. Bu alanda, aynı hizmet planına bağlı mevcut iş emirleri listelenir ve kullanıcı bu iş emirlerinden birini seçebilir.

'Plan Tarihi' alanına, iş emrinin planlanan tarihi girilir. Otomatik olarak günün tarihi girilir. Kullanıcı isterse değiştirebilir.

'Ekip' alanında Team ekranında tanımlanan ekipler listelenir. iş emrinin atanacağı ekip seçilir.

'Not' alanına iş emrine ait açıklama girilebilir.

bilgi

İş emrine personel ataması yapılırken ekip ve personel bilgileri aynı anda kullanılamaz. Eğer iş emrinde ekip bilgisi girilmişse personel tanımı yapılamaz.

Personel Ekleme

Personeller butonu ile iş emrine ait sorumlu personeller tanımlanabilir.

'Personel' alanında Employee ekranında tanımlanan personeller listelenir. İş emrine ait personel seçilir.

'Sorumlu mu?' kutucuğu işaretlendiğinde seçilen personel sorumlu olarak atanabilir.

bilgi

Bir iş emrinde birden fazla personel bulunabilir. Ancak yalnızca bir personel sorumlu kişi olarak işaretlenebilir. Birden fazla sorumlu personel seçilmesine veya hiç sorumlu personel bulunmamasına sistem tarafından izin verilmez.

Depolar Arası Sevk Talebi oluşturma

Ekle butonuna basılarak iş emri oluşturulduğunda sistem kullanıcıya “Depolar arası sevk talebi oluşturmak ister misiniz?” sorusunu içeren bir onay penceresi gösterir. Kullanıcının Evet seçeneğini tercih etmesi durumunda depolar arası sevk talebi oluşturma modalı açılır. Hayır seçildiğinde herhangi bir işlem yapılmadan modal kapanır.

bilgi

Eğer iş emrinde sorumlu personel tanımlı değilse veya sorumlu personelin bağlı olduğu depo sistemde bulunmuyorsa sevk talebi oluşturma ekranı açılmaz ve işlem başlatılmaz.

Sevk talebi oluşturma sürecinde sistem, iş emrine bağlı hizmet planı üzerindeki stok satırlarını otomatik olarak getirir. Yalnızca stok tipindeki kalemler listelenir; hizmet satırları bu ekranda gösterilmez. Her satır için sistem planlanan miktarı ve daha önce oluşturulmuş sevk taleplerini dikkate alarak sevk edilecek varsayılan miktarı hesaplar. Kullanıcı bu miktarı isterse değiştirebilir.

bilgi

Depolar arası sevk talebi oluşturmak için hizmet planında stok tipinde satır bulunmalıdır.

MenuParameters ekranında , Genel Parametreler altında yer alan 'Depolar arası sevk talebi oluşturulurken kullanılacak çıkış deposu' parametresi, hizmet iş emirlerine bağlı olarak oluşturulan depolar arası sevk taleplerinde kullanılacak varsayılan 'kaynak depo' bilgisini belirlemek için kullanılır.

• Bu parametre tanımlandığında, depolar arası sevk talebi oluşturma ekranı açıldığında stok satırlarında yer alan 'Kaynak Depo' alanı otomatik olarak bu parametrede seçili olan depo ile doldurulur.

• Sevk talebi oluşturulurken 'hedef depo' bilgisi manuel girilmez. Sistem bu bilgiyi, ilgili iş emrinde sorumlu kişi (IsSupervisor = true) olarak tanımlanan personelin bağlı olduğu depo üzerinden otomatik olarak belirle

Kaydetme işlemi sonrasında sistem ilgili satırlar için depolar arası sevk talebi kayıtlarını oluşturur. Aynı stok satırı için birden fazla sevk talebi oluşturulabilir ve toplam sevk miktarının planlanan miktarı aşmasına sistem tarafından izin verilir.

İş Emrini Düzenleme

İş emirleri tablosunda bulunan Düzenle butonu ile ilgili iş emrine ait bilgiler güncellenebilir. Butona tıklandığında iş emrine ait bilgiler üst tarafta yer alan form alanlarına taşınır ve kullanıcı bu alanlar üzerinde değişiklik yapabilir. Düzenleme işlemi sonrasında yapılan değişiklikler kaydedildiğinde ilgili iş emri satırı güncellenir.

İş Emrini İptal Etme

İlgili iş emri satırında bulunan İptal Et butonu ile iş emri iptal edilebilir.

'Sebebi' alanında Reasons ekranında tanımlanan nedenler listelenir. İş emrinin iptal nedeni seçilir.

'Açıklama' alanına iş emrinin iptali için açıklama girilebilir.

Gerekli bilgiler girildikten sonra Onayla butonuna bastığında, iş emri girilen sebep ve açıklama bilgileri ile birlikte iptal edilir ve iş emrinin statüsü eptal edildi olarak güncellenir.

İş Emrini Aktif Etme

İlgili iş emri satırında bulunan Aktif Et butonu iş emrini operasyonel olarak aktif hale getirmek için kullanılır. Butona basıldığında iş emri aktif duruma geçirilir ve süreç içerisinde işlem yapılabilir hale gelir. Bu işlem sonrasında ilgili satırdaki aksiyon butonları güncellenir ve Aktif Et butonu gösterilmez yerine Bitir butonu gösterilir.

İş Emrini Bitirme

İş emrini bitirme işlemi, aktif olarak yürütülen bir iş emrinin tamamlanarak kapatılmasını sağlar. Bu işlem, iş emri üzerindeki tüm operasyonların tamamlandığını ifade eder.

İş emri aktif duruma getirildikten sonra, ilgili satırda Bitir butonu görüntülenir. Kullanıcı bu butona basarak iş emrini tamamlayabilir.

Ancak sistem, iş emrinin bitirilmesi öncesinde bazı kontroller gerçekleştirir. Bu kontrollerden biri, iş emrine bağlı bir hizmet formunun bulunup bulunmadığıdır. Eğer iş emrine bağlı herhangi bir hizmet formu oluşturulmamışsa, sistem hata verir. kullanıcı, öncelikle ilgili iş emri için hizmet formu oluşturmalı, ardından bitirme işlemini tekrar denemelidir.

Bitirme işlemi gerçekleştirildiğinde, iş emrinin statüsü Tamamlandı olarak güncellenir. Bu aşamadan sonra iş emri üzerinde düzenleme, iptal etme veya yeniden işlem başlatma gibi aksiyonlar yapılamaz.