Satın Alma Süreçlerinde Cari Sözleşme Kullanımı
Bu Doküman Kimin İçin?
Bu doküman, tedarikçilerle yapılan sözleşmeli satın alma işlemlerini yürüten satın alma ekiplerine yöneliktir. Cari sözleşmelerinin satın alma evraklarında nasıl kullanıldığını, kota takibinin nasıl işlediğini ve günlük iş akışlarına etkisini açıklar.
Temel Kavramlar
Satın Alma Cari Sözleşmesi Nedir?
Bir tedarikçiyle belirli ürünler veya ürün grupları için yapılan satın alma anlaşmasıdır. Bu anlaşma kapsamında:
- Hangi ürünlerin sözleşme kapsamında olduğu
- Ne kadar kota tanımlandığı (miktar veya tutar bazlı)
- Ne oranda indirim uygulanacağı
- Hangi fiyat listesinin geçerli olduğu
- Hangi ödeme yönteminin kullanılacağı
- Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihleri
bilgileri tanımlanır.
Kota Takibi
Kotalı satın alma sözleşmelerinde sistem otomatik olarak kalan hakkı takip eder:
- Satın alma siparişi kaydedildiğinde kota düşer
- Sipariş iptal edildiğinde kota geri eklenir
- Kalan kota sıfıra ulaştığında sözleşme kapsamında indirim uygulanamaz
Kota Tipleri
- Miktarsal kota: Belirli adet/birim üzerinden takip edilir. Örneğin "yılda 1000 adet vida"
- Finansal kota: Toplam tutar üzerinden takip edilir. Örneğin "yılda 500.000 TL'lik hammadde"
İş Akışları
Akış 1: Satın Alma Teklifi → Satın Alma Siparişi
1. Satın Alma Teklifi Oluşturma:
Tedarikçiden gelen teklif kaydedilirken:
- Satır eklerken önce ürün, sonra cari sözleşmesi seçilir
- Sözleşme seçildiğinde fiyat, indirim ve ödeme yöntemi otomatik gelir
- Sözleşmeden gelen bu değerler değiştirilemez
- İstenirse sözleşme indirimine ek olarak ekstra indirim eklenebilir (sözleşme indirimi azaltılamaz)
- Kota yetersizse uyarı verilir; istenirse devam edilebilir
2. Siparişe Dönüştürme:
Teklif onaylanıp siparişe çevrildiğinde:
- Sözleşme bilgileri otomatik aktarılır
- Kota bu aşamada düşer
- Eğer teklif ile sipariş arasında kota değişmişse (başka siparişlerle azalmışsa) indirim yeniden hesaplanır ve kullanıcı bilgilendirilir
Akış 2: Doğrudan Satın Alma Siparişi
Teklif aşaması olmadan doğrudan sipariş oluşturulabilir:
- Sipariş satırında sözleşme seçilir
- Fiyat, indirim ve ödeme yöntemi otomatik gelir
- Kota sipariş kaydedildiğinde düşer
Akış 3: Satın Alma Talebi → Teklif → Sipariş
En kapsamlı akıştır:
- Satın alma talebinde sözleşme bilgisi bulunmaz
- Teklif aşamasında kullanıcı uygun sözleşmeyi satır bazında seçer
- Sipariş dönüşümünde sözleşme bilgileri korunur ve kota düşülür
Sözleşme Seçimi
Sözleşme Seçim Kuralları
Bir satırda sözleşme seçebilmek için:
- Önce cari (tedarikçi) seçili olmalıdır
- Sonra ürün seçili olmalıdır
- Ardından sözleşme aranabilir
Sözleşme arama sonuçlarında yalnızca şu koşulları sağlayan sözleşmeler listelenir:
- İlgili cariye ait
- Satın alma tipinde
- Geçerlilik tarihi uygun (henüz süresi dolmamış)
- Aktif durumda (pasife alınmamış)
- Kotalı ise hâlâ kullanılabilir kotası olan
Varsayılan Değerler ile Toplu Atama
Eğer aynı sözleşme birden fazla satırda kullanılacaksa, varsayılan değerler modalından sözleşme seçilebilir. Bu durumda yeni eklenen her satıra belirlenen sözleşme otomatik olarak uygulanır.
Sözleşme Seçildiğinde Ne Olur?
Satırda sözleşme seçildiğinde sistem otomatik olarak:
- Fiyat tespiti yapar: Sözleşmede belirtilen fiyat listesinden ürünün güncel fiyatını getirir
- Döviz cinsini belirler: Fiyat listesindeki döviz cinsi atanır
- İndirim uygular: Sözleşmedeki indirim oranı ile iskonto hesaplar
- Ödeme yöntemi atar: Sözleşmede tanımlı ödeme yöntemi gelir
Bu dört bilgi sözleşme kapsamında otomatik geldiği için kullanıcı tarafından değiştirilemez. Ancak sözleşme indiriminin üzerine ek indirim eklenebilir.
Kısmi Kota Durumu
Kalan kota, sipariş edilen miktardan azsa:
- Sistem kalan kota kadar miktar veya tutar için indirim uygular
- Aşan kısım için indirim uygulanmaz
- Kullanıcıya kalan kota ve aşım miktarı bilgisi gösterilir
- İstenirse işleme devam edilebilir veya vazgeçilebilir
Örnek: Sözleşmede 500 adet kota kalmış, 700 adet sipariş ediliyor. 500 adedine sözleşme indirimi uygulanır, kalan 200 adet tam fiyattan işlenir.
Sipariş İptali
Bir satın alma sipariş satırı iptal edildiğinde, o satır için kullanılan kota otomatik olarak geri eklenir. Böylece iptal edilen haklar tekrar kullanılabilir hale gelir.
Önemli Kurallar
- Sözleşme seçmek için önce cari ve ürün seçili olmalıdır
- Satırlar eklendikten sonra cari değiştirilemez (önce satırlar silinmelidir)
- Sözleşmeden gelen fiyat, döviz cinsi ve ödeme yöntemi değiştirilemez
- Sözleşmeden gelen indirim azaltılamaz ancak üzerine ek indirim eklenebilir
- Kota, sipariş kaydedildiğinde düşer (teklif aşamasında düşmez)
- Sipariş iptal edildiğinde kota otomatik geri eklenir
- Satın alma sözleşmelerinde makine seri numarası kontrolü bulunmaz
- Satın alma sözleşmelerinde reçete kavramı yoktur
Sık Sorulan Sorular
S: Satın alma sözleşmesinde kota tanımlayabilir miyim?
C: Evet. Artık satın alma tipindeki sözleşmelerde de kotalı ve kotasız tanım yapılabilir. Kota miktarsal (adet bazlı) veya finansal (tutar bazlı) olarak belirlenebilir.
S: Kota ne zaman düşer?
C: Kota yalnızca satın alma siparişi kaydedildiğinde düşer. Teklif aşamasında kota düşülmez; teklif bir niyet beyanı niteliğindedir.
S: Teklif ile sipariş arasında kota azalırsa ne olur?
C: Teklif siparişe çevrildiğinde sistem güncel kalan kotayı kontrol eder. Eğer teklif oluşturulduğundan bu yana kota başka siparişlerle azalmışsa, indirim tutarı yeni duruma göre otomatik güncellenir ve kullanıcı bilgilendirilir.
S: Bir sözleşmeyi birden fazla siparişte kullanabilir miyim?
C: Evet. Sözleşmenin kotası tükenmediği ve geçerlilik tarihi dolmadığı sürece, farklı siparişlerde aynı sözleşme kullanılabilir. Her sipariş kaydedildiğinde kota düşer.
S: Tedarikçi değişirse ne olur?
C: Cari sözleşmesi belirli bir tedarikçiye aittir. Farklı bir tedarikçi ile çalışılacaksa, o tedarikçi için ayrı bir sözleşme tanımlanmalıdır. Bir tedarikçinin sözleşmesi başka bir tedarikçi için kullanılamaz.
S: Sözleşme indirimine ek indirim verebilir miyim?
C: Evet. Sözleşmeden gelen indirim azaltılamaz ancak üzerine ek indirim satırı eklenebilir. Ek indirim ayrı bir kayıt olarak tutulur ve sözleşme kotasını etkilemez.
S: Mal kabul veya fatura aşamasında ek kontrol var mı?
C: Hayır. Kota kontrolü ve sözleşme kuralları sipariş aşamasında uygulanır. Sonraki süreçlerde (mal kabul, fatura) sözleşmeyle ilgili ek bir kontrol yapılmaz.