Satış Süreçlerinde Cari Sözleşme Kullanımı
Bu Doküman Kimin İçin?
Bu doküman, satış ekiplerinin müşterilerle yapılan sözleşmeli satış işlemlerini yürütürken sistemi nasıl kullanacağını açıklar. Stok satışları, toptan satışlar ve genel satış teklif/sipariş süreçlerinde cari sözleşmesinin kullanımını kapsar. Satış sonrası hizmet süreçleri (bakım, onarım, hizmet talepleri) ayrı bir dokümanda ele alınmaktadır.
Temel Kavramlar
Satış Cari Sözleşmesi Nedir?
Bir müşteriyle belirli ürünler veya ürün grupları için yapılan satış anlaşmasıdır. Bu anlaşma kapsamında:
- Hangi ürünlerin sözleşme kapsamında olduğu (ürün veya kategori bazlı)
- Ne kadar kota tanımlandığı (miktar veya tutar bazlı)
- Ne oranda indirim uygulanacağı
- Hangi fiyat listesinin geçerli olduğu
- Hangi ödeme yönteminin kullanılacağı
- Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihleri
- İstenirse hangi makineye bağlı olduğu
bilgileri tanımlanır.
Kota Takibi
Kotalı sözleşmelerde sistem otomatik olarak kalan hakkı takip eder:
- Satış siparişi kaydedildiğinde kota düşer
- Sipariş iptal edildiğinde kota geri eklenir
- Kalan kota sıfıra ulaştığında sözleşme kapsamında indirim uygulanamaz
Kota Tipleri
- Miktarsal kota: Belirli adet/birim üzerinden takip edilir. Örneğin "yılda 500 adet X ürünü"
- Finansal kota: Toplam tutar üzerinden takip edilir. Örneğin "yılda 200.000 TL'lik alım garantisi"
Makineye Bağlı Sözleşme
Bazı sözleşmeler belirli bir makineye (seri numarasına) bağlı olabilir:
- Farklı makinelerde kullanılabilir seçeneği açıksa, hak başka makineler için de kullanılabilir. Hangi makine için kullanıldığı kayıt altına alınır.
- Bu seçenek kapalıysa, sözleşme hakkı yalnızca belirtilen makine için geçerlidir.
İş Akışları
Akış 1: Satış Teklifi → Satış Siparişi → İrsaliye
En yaygın stok satışı akışıdır.
1. Satış Teklifi Oluşturma:
Müşteriye teklif hazırlanırken:
- Satır eklerken önce ürün seçilir, ardından cari sözleşmesi seçilir
- Sözleşme seçildiğinde fiyat, indirim, döviz cinsi ve ödeme yöntemi otomatik getirilir
- Bu değerler sözleşme kapsamında olduğu için değiştirilemez
- İstenirse sözleşme indirimine ek olarak ekstra indirim eklenebilir (sözleşme indirimi azaltılamaz)
- Kota yetersizse uyarı verilir; istenirse devam edilebilir, fazlalık için indirim uygulanmaz
- Teklif aşamasında kota düşmez
2. Siparişe Dönüştürme:
Teklif onaylanıp siparişe çevrildiğinde:
- Sözleşme bilgileri otomatik aktarılır ve değiştirilemez
- Sistem güncel kalan kotayı kontrol eder
- Teklif ile sipariş arasında kota değişmişse indirim yeniden hesaplanır ve kullanıcı bilgilendirilir
- Kota sipariş kaydedildiğinde düşer
3. İrsaliye:
İrsaliye aşamasında sözleşmeye ilişkin ek bir kontrol yapılmaz. Sipariş aşamasında tüm kontroller tamamlanmıştır.
Akış 2: Doğrudan Satış Siparişi → İrsaliye
Teklif aşaması olmadan doğrudan sipariş oluşturulabilir:
- Sipariş satırında ürün seçildikten sonra sözleşme seçilir
- Fiyat, indirim ve ödeme yöntemi otomatik gelir
- Kota sipariş kaydedildiğinde düşer
- İrsaliye aşamasında ek kontrol yok
Sözleşme Seçimi
Sözleşme Seçim Kuralları
Bir satırda sözleşme seçebilmek için:
- Önce cari (müşteri) seçili olmalıdır
- Sonra ürün seçili olmalıdır
- Ardından sözleşme aranabilir
Bu sıra takip edilmezse sistem uyarı verir.
Sözleşme Arama Sonuçlarında Hangi Sözleşmeler Listelenir?
- İlgili müşteriye ait olanlar
- Satış tipinde olanlar
- Geçerlilik tarihi uygun olanlar (süresi dolmamış)
- Aktif durumda olanlar (pasife alınmamış)
- Kotalı ise hâlâ kullanılabilir kotası olanlar
- Makineye bağlı ise: ilgili makineye ait olanlar veya makine bağımsız olanlar
Varsayılan Değerler ile Toplu Atama
Aynı sözleşme birden fazla satırda kullanılacaksa, varsayılan değerler modalından sözleşme seçilebilir. Yeni eklenen her satıra bu sözleşme otomatik uygulanır.
Sözleşme Seçildiğinde Ne Olur?
Satırda sözleşme seçildiğinde sistem otomatik olarak:
- Ürün uyumluluğunu kontrol eder: Seçilen ürün sözleşmeye konu değilse hata verir
- Fiyat tespiti yapar: Sözleşmedeki fiyat listesinden ürünün güncel fiyatını getirir
- Döviz cinsini belirler: Fiyat listesindeki döviz cinsi atanır
- İndirim uygular: Sözleşmedeki indirim oranı ile iskonto hesaplar (kısmi kota durumunda orantılı)
- Ödeme yöntemi atar: Sözleşmede tanımlı ödeme yöntemi gelir
- Makine bilgisi: Sözleşme makineye bağlıysa, makine seri numarası alanı görünür ve doldurulması zorunlu olur
Bu bilgiler sözleşme kapsamında otomatik geldiği için kullanıcı tarafından değiştirilemez.
Kısmi Kota Durumu
Kalan kota, sipariş edilen miktardan azsa:
- Sistem kalan kota kadar miktar veya tutar için indirim uygular
- Aşan kısım için indirim uygulanmaz
- Kullanıcıya detaylı bilgi gösterilir: kalan kota, talep edilen miktar ve aşım miktarı
- İstenirse işleme devam edilebilir veya vazgeçilebilir
Örnek: Sözleşmede 200 adet kota kalmış, %15 indirim tanımlı. 300 adet sipariş ediliyor. 200 adedine %15 indirim uygulanır, kalan 100 adet tam fiyattan işlem görür.
Sözleşme Temizlenirse Ne Olur?
Satırdan sözleşme kaldırılırsa:
- Sözleşmeden gelen indirim kaydı silinir
- Ödeme yöntemi temizlenir
- Makine seri numarası temizlenir
- Fiyat: Sistem parametresine göre otomatik tespit yapılıyorsa genel fiyat listesinden yeniden getirilir
Sipariş İptali
Bir satış sipariş satırı iptal edildiğinde, o satır için kullanılan kota otomatik olarak geri eklenir. İptal edilen haklar tekrar kullanılabilir hale gelir.
Makineye Bağlı Sözleşmelerde Satış
Eğer sözleşme belirli bir makineye bağlıysa:
- Satırda sözleşme seçildiğinde "Makine Seri No" alanı görünür hale gelir
- Farklı makinelerde kullanılabilir kapalıysa: Alan otomatik olarak sözleşmedeki makine seri numarası ile doldurulur, değiştirilemez
- Farklı makinelerde kullanılabilir açıksa: Kullanıcı herhangi bir makine seri numarası seçebilir; hangi makine için satış yapıldığı kayıt altına alınır
- Sözleşme makineye bağlı değilse bu alan görünmez
Önemli Kurallar
- Sözleşme seçmek için önce cari ve ürün seçili olmalıdır
- Satırlar eklendikten sonra cari değiştirilemez (önce satırlar silinmelidir)
- Sözleşmeden gelen fiyat, döviz cinsi ve ödeme yöntemi değiştirilemez
- Sözleşmeden gelen indirim azaltılamaz ancak üzerine ek indirim eklenebilir
- Kota sipariş kaydedildiğinde düşer (teklif aşamasında düşmez)
- Sipariş iptal edildiğinde kota otomatik geri eklenir
- İrsaliye ve fatura aşamasında sözleşmeye ilişkin ek kontrol yapılmaz
Sık Sorulan Sorular
S: Aynı siparişte aynı sözleşmeyi birden fazla satırda kullanabilir miyim?
C: Evet. Her satırda ayrı ayrı aynı sözleşme seçilebilir. Kota kontrolü, aynı siparişteki tüm satırların toplam miktarı veya tutarı üzerinden yapılır.
S: Bir ürün sözleşmede hem doğrudan hem de kategorisi üzerinden tanımlıysa hangisi geçerli olur?
C: Sistem önce doğrudan ürün eşleşmesine bakar. Ürün birebir tanımlıysa o satırın koşulları geçerlidir. Bulamazsa kategori eşleşmesini kontrol eder.
S: Teklif aşamasında gösterilen indirim ile siparişteki indirim farklı olabilir mi?
C: Evet. Teklif aşamasında kota düşülmez, teklif sadece bir niyet beyanıdır. Teklif ile sipariş arasında geçen sürede başka siparişlerle kota azalmış olabilir. Sipariş oluşturulduğunda sistem güncel kotayı kontrol eder, indirim tutarını yeniden hesaplar ve kullanıcıyı bilgilendirir.
S: Sözleşme süresi dolmuşsa ama hâlâ kotası varsa ne olur?
C: Süresi dolmuş sözle şmeler kullanılamaz. Kota kalmış olsa bile geçerlilik tarihi geçmiş sözleşmeler arama sonuçlarında listelenmez ve seçilemez. Sözleşmenin bitiş tarihi ileri alınarak süre uzatılabilir.
S: Farklı müşteriler aynı sözleşmeyi kullanabilir mi?
C: Hayır. Her sözleşme belirli bir müşteriye (cari hesaba) aittir. Farklı bir müşteriye ait sözleşme seçilmeye çalışıldığında sistem hata verir.
S: Sipariş edilen ürün sözleşmede tanımlı değilse ne olur?
C: Sözleşme seçildikten sonra sistem ürünün sözleşmeye konu olup olmadığını kontrol eder. Ürün sözleşmede tanımlı değilse (ne doğrudan ne de kategorisi ile) hata mesajı gösterilir ve sözleşme o satır için kullanılamaz.
S: Kotasız sözleşme ile kotalı sözleşme arasındaki fark nedir?
C: Kotasız sözleşmelerde kota takibi yapılmaz; geçerlilik süresi boyunca sınırsız kullanılabilir. Kotalı sözleşmelerde ise belirlenen miktar veya tutar tükendiğinde sözleşme kapsamında indirim uygulanamaz.
S: Sözleşme bilgilerini siparişten sonra değiştirebilir miyim?
C: Sözleşme bilgileri sipariş satırı oluşturulduktan sonra değiştirilemez. Değişiklik gerekiyorsa ilgili satırın silinip yeniden eklenmesi gerekir.