Satış Sonrası Hizmet Süreçlerinde Cari Sözleşme Kullanımı
Bu Doküman Kimin İçin?
Bu doküman, satış sonrası hizmet süreçlerinde taahhütlü (sözleşmeli) işlemleri yürüten satış, servis ve operasyon ekiplerine yöneliktir. Sisteme yapılan geliştirmelerin günlük iş akışlarını nasıl etkilediğini açıklar.
Temel Kavramlar
Cari Sözleşmesi Nedir?
Cari sözleşmesi, bir müşteriyle belirli ürün veya hizmetler için yapılan anlaşmadır. Bu anlaşma kapsamında:
- Hangi ürün veya hizmetlerin kapsandığı
- Ne kadar kota (miktar veya tutar) tanımlandığı
- Ne oranda indirim uygulanacağı
- Hangi fiyat listesinin kullanılacağı
- Hangi ödeme yönteminin geçerli olduğu
- Sözleşmenin geçerlilik tarihleri
bilgileri tanımlanır.
Makineye Bağlı Sözleşme
Bazı sözleşmeler belirli bir makineye (seri numarasına) bağlıdır. Bu durumda:
- Farklı makinelerde kullanılabilir seçeneği açıksa, sözleşme hakkı başka makineler için de kullanılabilir. Ancak hangi makine için kullanıldığı kayıt altına alınır.
- Farklı makinelerde kullanılabilir seçeneği kapalıysa, sözleşme hakkı yalnızca tanımlanan makine için geçerlidir.
Kota Takibi
Kotalı sözleşmelerde sistem otomatik olarak kalan hakkı takip eder:
- Sipariş kaydedildiğinde kota düşer
- Sipariş iptal edildiğinde kota geri eklenir
- Kalan kota sıfıra ulaştığında sözleşme kapsamında indirim uygulanamaz
İş Akışları
Akış 1: Hizmet Talebi → Teklif → İş Emri Planı → Sipariş → Hizmet Formu
Bu en kapsamlı akıştır ve genellikle planlı bakım/onarım süreçlerinde kullanılır.
1. Hizmet Talebi Oluşturma:
Müşteriden gelen talep kaydedilirken:
- Satır eklerken anlaşma türü "Taahhüt" seçilirse, cari sözleşmesi alanı görünür hale gelir
- Önce ürün/hizmet, sonra sözleşme seçilir
- Sistem otomatik olarak seçilen ürünün sözleşmeye konu olup olmadığını kontrol eder
- Kota yetersizse uyarı verilir ama istenirse devam edilebilir
Eğer hizmetin bir reçetesi varsa (örneğin bakım hizmeti için filtre ve yağ gerekliyse), "Reçeteden Getir" butonu ile malzeme satırları otomatik eklenir. Bu satırlar ana hizmet satırıyla orantılı miktarda gelir ve değiştirilemez.
2. Teklif Oluşturma:
Talepten teklif oluşturulduğunda:
- Sözleşme bilgileri otomatik aktarılır
- Fiyatlar sözleşmedeki fiyat listesinden otomatik tespit edilir
- İndirim oranı sözleşmeden otomatik uygulanır
- Sözleşmeden gelen fiyat, indirim ve ödeme yöntemi değiştirilemez
- İstenirse ek indirim eklenebilir (sözleşme indirimi azaltılamaz, sadece artırılabilir)
- Reçeteden gelen satırlar da aynı indirim oranını alır
3. İş Emri Planı ve Sipariş:
İş emri planı oluşturulduğunda sipariş otomatik oluşur:
- Sözleşme bilgileri siparişe aktarılır
- Kota bu aşamada düşer (taahhüt harcaması gerçekleşir)
- Eğer teklif ile sipariş arasında kota değişmişse indirim yeniden hesaplanır ve kullanıcı bilgilendirilir
4. Hizmet Formu:
Teknisyen sahada hizmeti gerçekleştirip formu doldurduğunda:
- Taahhütlü satırların fatura tipi otomatik olarak "Taahhütlü" olarak işaretlenir
- Bu fatura tipi değiştirilemez
- Eğer planlananın üzerinde hizmet veya malzeme kullanıldıysa, fazlalık için otomatik sipariş satırı oluşturulur
- Fazlalık için kota varsa indirim uygulanır, kota tükenmişse normal fiyattan faturalanır
Akış 2: Teklif → İş Emri Planı → Sipariş → Hizmet Formu
Hizmet talebi olmadan doğrudan teklif ile başlanan süreçtir. Akış 1 ile aynı mantıkla çalışır, sadece talep adımı atlanır.
Akış 3: Sipariş → İş Emri Planı → Hizmet Formu
Doğrudan sipariş oluşturularak başlanan süreçtir:
- Sipariş satırında sözleşme seçilir
- Fiyat ve indirim otomatik gelir
- Reçeteden getir butonu ile malzeme satırları eklenebilir
- Kota sipariş kaydedildiğinde düşer
Akış 4: Sipariş → Hizmet Formu
İş emri planı olmadan, doğrudan sipariş ve hizmet formu ile ilerleyen kısa süreçtir. Sözleşme mantığı aynıdır.
Akış 5: Stok Satışları (Teklif → Sipariş → İrsaliye)
Hizmet dışı, sadece stok satışı yapılan durumlarda:
- Teklif veya sipariş satırında sözleşme seçilir
- Stok ürünü sözleşmede tanımlıysa indirimli fiyat otomatik gelir
- Sipariş kaydedildiğinde kota düşer
- İrsaliye aşamasında ek kontrol yapılmaz
Sözleşme Ekranında Yapılabilecekler
Yeni Sözleşme Tanımlama
- Cari hesap, geçerlilik tarihleri, ödeme yöntemi, operasyon tipi (satış/satın alma) belirlenir
- İstenirse makine ile ilişkilendirilir
- Detay satırları eklenir: hangi ürün/kategori, hangi fiyat listesi, ne kadar kota, yüzde kaç indirim
Sözleşme Durumu
Ana listede her sözleşmenin güncel durumu görünür:
- Aktif: Kullanılabilir durumda
- Pasif: Kullanıma kapatılmış
- Süresi Doldu: Bitiş tarihi geçmiş
- Kotası Tükendi: Tüm haklar kullanılmış
Güncelleme Kuralları
- Hiç kullanılmamış sözleşmeler serbestçe düzenlenebilir ve silinebilir
- Kullanılmış sözleşmelerde yalnızca açıklama ve bitiş tarihi (ileri alarak) güncellenebilir
- Açık belgesi olan sözleşmeler pasife alınamaz
Reçete Kullanımı
Bir hizmetin standart malzeme listesi (reçetesi) tanımlıysa:
- İlgili hizmet satırında "Reçeteden Getir" butonuna basılır
- Hizmet miktarına orantılı olarak malzeme satırları otomatik eklenir
- Bu satırlar değiştirilemez (miktar, ürün, birim sabit)
- Hizmet miktarı değişirse malzeme miktarları da orantılı güncellenir
- Hizmet satırı silinirse malzeme satırları da silinir
- Bir hizmet satırına yalnızca bir kez reçete eklenebilir
Sözleşme kapsamındaki hizmetin reçetesinden gelen malzemeler de aynı indirim oranından faydalanır.
Kısmi Kota Durumu
Kalan kota talep edilen miktardan azsa:
- Sistem, kalan kota kadar miktar için indirim uygular
- Aşan kısım için indirim uygulanmaz
- Kullanıcıya "Kalan kota: X, Talep edilen: Y, Aşım: Z" bilgisi gösterilir
- İstenirse işleme devam edilebilir veya vazgeçilebilir
Örnek: Kota 2 adet kalmış, 3 adet bakım hizmeti sipariş ediliyor. 2 adedine %20 indirim uygulanır, 3. adet tam fiyattan işlem görür.
Önemli Kurallar
- Sözleşme seçmek için önce cari ve ürün/hizmet seçili olmalıdır
- Satırlar eklendikten sonra cari değiştirilemez (önce satırlar silinmelidir)
- Sözleşmeden gelen fiyat, döviz cinsi ve ödeme yöntemi değiştirilemez
- Sözleşmeden gelen indirim azaltılamaz ancak üzerine ek indirim eklenebilir
- Kota, sipariş kaydedildiğinde düşer (talep ve teklif aşamasında düşmez)
- Sipariş iptal edildiğinde kota otomatik geri eklenir
- Taahhütlü satırların fatura tipi otomatik atanır ve değiştirilemez
- Reçeteden gelen satırlarda hiçbir alan değiştirilemez
Sık Sorulan Sorular
S: Teklifteki kota bilgisi ile siparişe geçerken farklılık olursa ne olur?
C: Sistem yeniden hesaplama yapar. Kota azalmışsa indirim otomatik güncellenir ve kullanıcı bilgilendirilir.
S: Bir makinenin sözleşmesi başka bir makine için kullanılabilir mi?
C: Sözleşme tanımında "Farklı makinelerde kullanılabilir" seçeneği açıksa evet. Hangi makine için kullanıldığı kayıt altında tutulur.
S: Kota bittikten sonra aynı sözleşmeyi seçebilir miyim?
C: Kotası tükenmiş sözleşmeler arama sonuçlarında görünmez. Ancak kısmi kota durumunda sözleşme hâlâ seçilebilir ve kalan kısım için indirim uygulanır.
S: Sözleşme bitiş tarihini uzatabilir miyim?
C: Evet, bitiş tarihi ileri alınabilir. Geriye alınamaz.
S: Teknisyen fazla malzeme kullandığında ne olur?
C: Fazlalık için otomatik sipariş satırı oluşturulur. Kota varsa sözleşme indirimi uygulanır, yoksa normal fiyattan işlenir.
S: Kota kullanımı neden iş tamamlandığında değil sipariş aşamasında gerçekleşir?
C: Kota düşümünün sipariş aşamasında yapılmasının temel sebebi, olası sorunların erkenden tespit edilmesidir. Eğer kota kontrolü iş tamamlandığında yapılsaydı, hizmet verildikten sonra kotanın tükendiği fark edilecek ve geriye dönük bir düzeltme gerekecekti. Sipariş aşamasında kontrol yapıldığında, kota yetersizse kullanıcı henüz iş başlamadan uyarılır ve kararını buna göre verir. Ayrıca hizmet formu aşamasında planlananın üzerinde kullanım gerçekleştiğinde, fazlalık için otomatik sipariş satırı oluşturulur ve bu satır için de kota kontrolü yapılır. Böylece sürecin her aşamasında kota doğruluğu korunmuş olur.
S: Cari sözleşme tanımlarken neden ürün veya kategoriden birini seçmek zorundayım?
C: Bu zorunluluk, sözleşme kapsamının net olarak belirlenmesini ve kötüye kullanımın önlenmesini sağlar. Eğer sözleşme belirli bir ürün veya hizmetle doğrudan ilişkiliyse, o ürün seçilir. Ancak sözleşme tek bir ürüne değil bir grup ürüne yönelikse, bu ürünlerin ortak kategorisi seçilir. Örneğin "bakım hizmetleri" kategorisi altında tanımlanan tüm hizmetler sözleşme kapsamına girer. Bu sayede sözleşmeye konu olmayan bir ürün (örneğin değerli bir stok kalemi) için sipariş kesildiğinde, o ürüne sözleşme indirimi uygulanamaz. Kategori veya ürün seçimi olmadan sözleşme tanımlanabilseydi, taahhütle ilgisi olmayan herhangi bir ürüne de yüzde yüz indirim uygulanabilir ve bu durum ciddi mali kayıplara yol açabilirdi.
S: Cari sözleşmeye konu olan bir hizmet için reçeteden stoklar getirildiğinde, bu stokların sözleşme kuralları nasıl işler?
C: Reçeteden gelen stok satırları için iki farklı durum söz konusudur. Birincisi: Eğer ilgili stok, sözleşmede kendi başına bir satır olarak tanımlıysa (doğrudan ürün veya kategorisi sözleşmede mevcutsa), stok kendi sözleşme koşullarıyla değerlendirilir; kendi fiyat listesinden fiyatı tespit edilir ve kendi indirim oranı uygulanır. Bu durumda fiyat ve sözleşme indirimi değiştirilemez, ancak üzerine ek indirim eklenebilir. İkincisi: Eğer stok sözleşmede ayrıca tanımlı değilse, bağlı olduğu hizmet satırının sözleşme indirim oranı aynı şekilde uygulanır. Bu durumda fiyat, "fiyat değiştirilebilir mi" sistem parametresine göre düzenlenebilir veya düzenlenemez; sözleşmeden miras alınan indirim kaydı ise değiştirilemez ancak üzerine ek indirim eklenebilir. Her iki durumda da reçeteden gelen satırlar kota tüketmez; kota yalnızca ana hizmet satırı üzerinden düşer. Reçete satırlarına uygulanan indirim, ana hizmetin taahhüt kapsamında olmasından kaynaklanan bir türev indirimdir.
S: Teklif veya sipariş oluşturulurken kalan kota kadar iskonto hesaplanıyor. Ancak evrak kaydedilene kadar geçen sürede kota başka bir işlemle azalırsa ne olur?
C: Sistem, evrakın kayıt anında güncel kota bilgisini kontrol eder. Ekranda gösterilen indirim tutarı ile kayıt anındaki gerçek kota arasında fark varsa, sistem indirimi güncel kotaya göre yeniden hesaplar. Kullanıcıya "Sözleşmeye konu olan miktar/tutar için yeniden indirim hesaplandı, lütfen kontrollerinizi sağlayınız" bilgisi gösterilir ve güncel indirim tutarları ekrana yansıtılır. Böylece ekranda görülen değer ne olursa olsun, kayıt altına alınan indirim her zaman gerçek kota durumunu yansıtır.
S: Teklif kaydedilirken kota kontrolü yapılıyor, sonra teklif siparişe çevrilirken tekrar kota kontrolü yapılıyor. Bu iki aşama arasında kalan kota değişirse ne olur?
C: Teklif aşamasında kota tüketilmez; teklif yalnızca bir niyet beyanıdır. Gerçek kota düşümü sipariş kaydedildiğinde gerçekleşir. Bu nedenle teklif ile sipariş arasında geçen sürede başka siparişlerle kota azalmış olabilir. Teklif siparişe dönüştürüldüğünde sistem güncel kalan kotayı yeniden hesaplar. Eğer teklifteki indirim tutarı ile güncel kotanın izin verdiği indirim tutarı farklıysa, siparişteki indirimler otomatik olarak güncellenir. Kullanıcıya "Sözleşmeye konu olan miktar/tutar için yeniden indirim hesaplandı, lütfen kontrollerinizi sağlayınız" mesajı gösterilir. Böylece sipariş her zaman güncel kota durumuna göre kesilmiş olur.